Informationen zum Prüfprozess

1. Wer steht hinter der Zentrale Prüfstelle Prävention?

Gegründet wurde die Zentrale Prüfstelle Prävention von der Kooperationsgemeinschaft gesetzlicher Krankenkassen zur Zertifizierung von Präventionskursen - § 20 SGB V. Der Kooperationsgemeinschaft gehören alle Ersatzkassen mit Techniker Krankenkasse (TK), BARMER, DAK-Gesundheit, Kaufmännische Krankenkasse - KKH, Handelskrankenkasse (hkk), HEK – Hanseatische Krankenkasse vertreten durch den Verband der Ersatzkassen (vdek), die Betriebskrankenkassen überwiegend vertreten durch den BKK Dachverband, die AOK Bayern, die AOK Rheinland/Hamburg, die AOK NordWest, die AOK Niedersachsen, die AOK Nordost, die AOK Hessen, die AOK Sachsen-Anhalt, die AOK Bremen/Bremerhaven, die IKK classic, die IKK Südwest, IKK gesund plus, die IKK Brandenburg und Berlin, die BIG direkt gesund, die KNAPPSCHAFT und die Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau an. Im Auftrag der beteiligten Krankenkassen bzw. deren Verbände wird die Zentrale Prüfstelle Prävention von der Team Gesundheit GmbH mit Sitz in Essen betrieben.

2. Welche Aufgabe hat die Zentrale Prüfstelle Prävention?

Die Kooperationsgemeinschaft prüft durch die Zentrale Prüfstelle Prävention Präventionsangebote nach § 20 Abs. 4 Nr. 1 SGB V. Die Prüfung eines Kurses und Anbieters erfolgt einmal zentral, bundesweit und kostenfrei. Kursprüfungen bei Krankenkassen entfallen damit. Das Prüfergebnis wird von allen beteiligten Krankenkassen grundsätzlich anerkannt und verantwortet. Zertifizierte Kurse können bezuschusst werden. Es wird darauf hingewiesen, dass nur positiv geprüfte Kurse von den Krankenkassen bezuschusst werden. Standardisierte Konzepte, auch wenn sie ein positives Prüfergebnis erhalten haben, sind nicht erstattungsfähig. Es können ausschließlich Kursprüfungen zur Individualprävention angefragt werden. Die Zentrale Prüfstelle Prävention prüft ausschließlich Maßnahmen der verhaltensbezogenen Individualprävention. Eine Prüfung von Angeboten der Betrieblichen Gesundheitsförderung und/oder nach dem Setting-Ansatz nach § 20 SGB V kann nicht beantragt werden.

3. Wie werden die notwendigen Unterlagen zur Prüfung eingereicht?

Die Prüfung eines Präventionskurses erfolgt über das Qualitätsportal der Zentrale Prüfstelle Prävention im Internet (www.zentrale-pruefstelle-praevention.de). Die Unterlagen für die Kursprüfung können ausschließlich online bereitgestellt werden. Der postalische oder andere Wege sind für das Einreichen der Unterlagen ausgeschlossen. Für die Prüfung eines Kurses sollten Sie folgende Unterlagen zur Hand haben:

  • Nachweis (z. B. Urkunde, Zeugnis) über eine der im Leitfaden Prävention geforderten staatlich anerkannten Grundqualifikation des Kursleiters
  • Ggf. Nachweis der Zusatzqualifikation im jeweiligen Bereich (siehe Leitfaden Prävention)
  • Stundenverlaufspläne (Beschreibung der Ziele, Inhalte sowie Beschreibung des Aufbaus der einzelnen Kursstunden)
  • Teilnehmerunterlagen, d. h. Unterlagen, welche die Teilnehmer im Kurs erhalten

Die Informationen zum Kurskonzept werden direkt in eine Datenmaske eingetragen, während alle anderen Informationen als Dateien hochzuladen sind. Sollten für die Prüfung relevante Informationen fehlen, meldet sich die Zentrale Prüfstelle Prävention per E-Mail bei Ihnen und fordert Sie einmalig auf, entsprechende Unterlagen nachzureichen.

Bitte beachten Sie, dass für die Prüfung folgende Fristen für das Einreichen Ihrer Unterlagen gelten:

Sie haben maximal 2 x 10 Tage, um Ihre Kursunterlagen auf dem Portal www.zentrale-pruefstelle-praevention.de hochzuladen und die Prüfung zu beantragen. Sollten Sie innerhalb der ersten 10 Tage keine Prüfung beantragt haben, erhalten Sie ein Erinnerungsschreiben mit der Aufforderung innerhalb der folgenden 10 Tage die Kursdetails zu vervollständigen, die erforderlichen Unterlagen hochzuladen und den Antrag zu versenden, indem Sie auf den Button „Prüfung jetzt einleiten“ klicken. Erfolgt auch in dieser Zeit keine Reaktion, wird der Prüfvorgang automatisch ohne Ergebnis von der Prüfstelle beendet und der Kurs erhält den Status: „Abgelehnt: Kurs nicht prüfbar (Kurs nicht vervollständigt/Prüfantrag nicht gestellt)“.

Sollten Sie die Prüfung eingeleitet haben und anschließend von der Zentrale Prüfstelle Prävention aufgefordert werden, Unterlagen nachzureichen und / oder Kursdetails zu vervollständigen, hat dieses einmalig innerhalb von 10 Tagen zu erfolgen.

4. Wie läuft die Prüfung und Zertifizierung eines Kurses ab?

Nach dem Absenden des Prüfauftrages an die Zentrale Prüfstelle Prävention sind keine nachträglichen Änderungen der Angaben in der Datenmaske und / oder weitere Uploads möglich. Der Präventionskurs geht unmittelbar in die inhaltliche und formale Prüfung. Die Prüfung erfolgt kursindividuell durch qualifizierte Mitarbeiter der Team Gesundheit GmbH.

Bei fehlenden und / oder unvollständigen Angaben bzw. Unterlagen werden Sie per E-Mail benachrichtigt und es werden ggf. Unterlagen und / oder Nachbesserungen bei Ihnen nachgefordert. In diesem Fall werden die entsprechenden Felder in der Kursdatenbank zur Überarbeitung erneut für Sie freigegeben und Sie haben die Möglichkeit, die Angaben zu ergänzen bzw. Unterlagen erneut hochzuladen.

Liegen alle notwendigen Angaben und Unterlagen vor, erfolgt die Prüfung Ihres Präventionskurses grundsätzlich innerhalb von 10 Arbeitstagen. Das Ergebnis wird Ihnen per E-Mail zugesandt.

Nach erfolgter Prüfung und positivem Ergebnis wird ein Zertifikat mit dem Prüfsiegel „Deutscher Standard Prävention“ für den geprüften Kurs ausgegeben. Zur Verwendung des Zertifikates und Siegels beachten Sie bitte Punkt 5 in diesem Dokument.

Nach erfolgter Prüfung und negativem Ergebnis erhalten Sie eine ablehnende Nachricht mit detaillierter Begründung. Die Benachrichtigungen zum Prüfergebnis werden grundsätzlich per E-Mail versandt.

5. Kann für einen Kurs mehrmals eine Prüfung beantragt werden?

Der Kursanbieter hat im Fall einer Ablehnung, eines abgelaufenen Kurses oder beim Status „Abgelehnt: Kurs nicht prüfbar (Kurs nicht vervollständigt/Prüfantrag nicht gestellt)“ jederzeit die Möglichkeit eine weitere kostenfreie Zertifizierung zu beantragen und das Prüfverfahren, wie unter Punkt 4 erläutert, erneut zu durchlaufen.

6. Wie lange sind die Prüfergebnisse gültig? Wie erfolgt die Rezertifizierung?

Die Prüfergebnisse sind im Allgemeinen drei Jahre ab dem Datum der Zertifizierung gültig. Ausnahmen bzgl. der Gültigkeit der Zertifizierung von drei Jahren gibt es bei ausgezeichneten Angeboten mit dem Qualitätssiegel „Sport Pro Gesundheit“ – hier gilt die Zertifizierung entsprechend des Ablaufdatums des Qualitätssiegels und die E-Kurse/interaktive Selbstlernprogramme.

Vor dem Hintergrund der Innovationsdynamiken in der Informations- und Kommunikationstechnologie werden E-Kurse/interaktive Selbstlernprogramme zunächst für ein Jahr zertifiziert. Für diese Kurse ist nach Ablauf des einjährigen Zertifizierungszeitraumes ebenfalls eine Rezertifizierung möglich, wenn ergänzend zu den Unterlagen eine Wirksamkeitsevaluation eingereicht wird. Die Zertifizierung wird nach Vorlage aller notwendigen Unterlagen um zwei Jahre verlängert.

Kurse auf Basis von standardisierten Konzepten werden grundsätzlich für eine Dauer von drei Jahren zertifiziert. Eine Ausnahme besteht lediglich wenn das Konzept, auf dem der Kurs basiert, nur noch für weniger als ein Jahr zertifiziert ist. Dann wird der Kurs für ein Jahr zertifziert.

Ein Kurs verliert zudem seine Zertifizierung, wenn prüfungsrelevante Angaben geändert werden (weitere Informationen siehe letzter Abschnitt).

Nach Ablauf der Zertifizierung ist für Sie eine kostenfreie Rezertifizierung für jeweils drei weitere Jahre möglich (beachten Sie oben erläuterte Ausnahmen). Sie werden rechtzeitig (6, 3 und 1 Monat(e)) per E-Mail auf das Auslaufen der Zertifizierung aufmerksam gemacht, um rechtzeitig eine Rezertifizierung einleiten zu können. Während des Rezertifizierungsprozesses trägt der Kurs zwischenzeitlich einen Status, der auf die derzeitige Bearbeitung hinweist (z.B. „in Bearbeitung“, „Prüfung eingeleitet“, o. ä.). Durch den Bearbeitungsstatus ist der Kurs auf den Internetseiten der Kassen nicht sichtbar. Nach Abschluss der Prüfung erhält der Kurs den neuen Endstatus.

Eine Rezertifizierung erfolgt ansonsten unter den gleichen Bedingungen, die bereits unter Punkt 4 erläutert wurden.

Die Zentrale Prüfstelle Prävention überprüft zudem Änderungen an bereits zertifizierten Kursen und entzieht die Zertifizierung, falls dafür relevante Angaben geändert wurden. Bitte beachten Sie, dass insbesondere unter den folgenden Umständen eine erneute Prüfung des Kurses durch die zentrale Prüfstelle erfolgen muss:

  • Der Kurs soll von einem neuen / weiteren Kursleiter durchgeführt werden.
  • Der Kurs soll mit einem veränderten Kurskonzept angeboten werden bzw. der neue Kurs lässt eine Änderung z. B. in Inhalt, Umfang, Zielgruppe und / oder Zielsetzung erkennen.

7. Wie läuft die Prüfung eines standardisierten Konzeptes ab und welche speziellen Voraussetzungen gelten hier?

Wenn Sie als Anbieter Ihre zahlreichen Präventionsangebote nach einem Konzept von mehreren Kursleitern durchführen lassen, können Sie dieses standardisierte Konzept in der Zentrale Prüfstelle Prävention einmalig prüfen lassen und zentral hinterlegen. Insbesondere für Anbieter mit mehreren Standorten ist diese Funktion hilfreich und arbeitserleichternd.

Wenn Sie als Institution oder Verband Ihre standardisierten Konzepte in der zentralen Prüfstelle einmalig und zentral prüfen lassen möchten, haben Sie ebenfalls die Möglichkeit Ihre Konzepte in die Datenbank einzutragen und zur Prüfung einzuleiten. Die Funktion der Kursprüfung ist hier nicht vorgesehen.

Auf der Basis von positiv geprüften Konzepten können vereinfacht Kurse eingetragen und zur Prüfung eingeleitet werden.

Grundsätzlich lehnt sich der Ablauf einer Prüfung eines standardisierten Konzeptes an dem einer Kursprüfung an. Nach der Eintragung Ihres standardisierten Konzeptes haben Sie insgesamt 2 x 10 Tage Zeit zur Vervollständigung der Konzeptdaten, für das Hochladen der erforderlichen Unterlagen und für das Einleiten der Prüfung.

Sollten Sie die Prüfung eingeleitet haben und anschließend von der Zentrale Prüfstelle Prävention aufgefordert werden, Unterlagen nachzureichen und/oder Konzeptdetails nachzubessern, stehen Ihnen dafür 15 Kalendertagen zur Verfügung.

Sollten Sie den Prüfprozess abbrechen, indem Sie die Prüfung nicht rechtzeitig einleiten oder den Nachforderung nicht fristgerecht nachkommen, wird der Prüfvorgang systembedingt automatisch ohne Ergebnis von der Prüfstelle beendet und der Konzept erhält den Status: „Abgelehnt: Kurs nicht prüfbar (Kurs nicht vervollständigt/Prüfantrag nicht gestellt)“.

Bei diesem Status haben Sie jederzeit die Möglichkeit, für das bestehende Konzept eine Neuzertifizierung zu beantragen. Die erforderlichen Prüfunterlagen müssen zur Prüfung erneut hochgeladen werden.

Bei einem positiven Prüfergebnis wird das Konzept im Allgemeinen für die Dauer von drei Jahren zertifiziert und es können Kurse auf dieser Basis zur Prüfung eingetragen werden. Bei diesen Kursen werden die überwiegenden Angaben aus den Kursdetails übernommen und es müssen nur noch die erforderlichen Qualifikationsnachweise (Grund- und Zusatzqualifikationen) hochgeladen werden. Es erfolgt eine Prüfung wie unter Punkt 4. beschrieben – die Prüfung des Konzeptes entfällt.

Die Zertifizierungsfrist von Kursen auf Basis von standardisierten Konzepten, orientiert sich an dem Zertifizierungsdatum des Konzeptes. Läuft die Zertifizierungsfrist eines Konzeptes in weniger als einem Jahr ab, wird der Kurs für 12 Monate zertifiziert.

Werden Konzepte abgelehnt oder sind sie nicht prüfbar, können auf deren Basis keine Kurse zur Prüfung eingetragen und eingeleitet werden.

Grundsätzlich gilt, dass die einmal gegebene Einwilligung zum Prüfprozess, die Prüfung von Kursen sowie Kurskonzepten umfasst.

8. Wie können Sie Ihre standardisierten Konzepte für Kursanbieter veröffentlichen?

Die geprüften standardisierten Konzepte der Anbieter verbleiben grundsätzlich zunächst in ihrem privaten Bereich. Nur durch eine gezielte Veröffentlichung einzelner Konzepte erfolgt eine Freigabe auch für andere Standorte.

Damit ein anderer Standort auf die veröffentlichten Konzepte der Anbieter zugreifen und auf dieser Basis vereinfacht Kurse eintragen kann, müssen Sie darüber hinaus den anderen Standorten den Zugriff freigegeben. Mit dieser Zugriffsverwaltung können Sie Ihre Konzepte für andere Standorte/Anbieter freigeben und den Zugriff auf Konzepte anderer Standorte/Anbieter anfragen. Die Freigaben können sie jederzeit wieder zurücknehmen.

Die standardisierten Konzepte von Institutionen und Verbänden werden bei einem positiven Prüfergebnis direkt für die Kursanbieter veröffentlicht. Sollte dies vorübergehend nicht erwünscht sein, besteht die Möglichkeit die Konzepte für die Kursanbieteransicht zu deaktivieren.

Sind auf der Basis eines Konzeptes bereits Kurse zertifiziert worden, werden sie bis zum Ablauf der Zertifizierungsfrist in der Datenbank mit diesem Status bestehen bleiben, auch wenn der Zugriff auf das Konzept zurückgezogen bzw. das Konzept deaktiviert worden ist. Neue Kurse können auf dieser Basis nicht mehr eingetragen werden.

9. Wer kann die Informationen zu den Kursen einsehen?

Alle Kurse mit positiven und negativen Prüfergebnissen und alle Prüfstatus sind in der zentralen Datenbank hinterlegt und können von den beteiligten Krankenkassen sowie der Zentrale Prüfstelle Prävention eingesehen werden. Dies ist Grundlage für eine Bezuschussung Ihrer Kurse, da die Mitarbeiter der beteiligten Kassen die Datenbank für die eingereichten Erstattungsanträge nutzen.

Sofern Sie einer Veröffentlichung nicht widersprochen haben, werden Ihre zertifizierten und aktivierten Kurse auf den Internetseiten der beteiligten Kassen für Versicherte öffentlich gemacht. Zudem muss die Krankenkasse die Kurse für ihre Internetseite freigegeben haben. Je aktueller Ihre Kurse eingestellt sind, desto aktueller ist die Kursinformation für die Versicherten. Durch die Deaktivierung können Sie jederzeit einzelne Kurse für die Anzeige über die Internetseiten der Krankenkassen sperren. Angezeigt werden grundsätzlich nur die für die Versicherten relevanten Informationen eines Kurses wie Kurstitel, Beschreibung, Termine (falls vorhanden), Ihre Daten zur Kontaktaufnahme, etc. Die angezeigten Felder sind bei der Eintragung entsprechend gekennzeichnet. Prüfunterlagen werden nur zum Zwecke der Prüfung verwendet und Dritten nicht öffentlich gemacht.

10. Welche Vorteile bietet das neue Verfahren?

  • Keine Doppelprüfungen mehr, d. h. ein einziger Prüfvorgang pro Kurs mit Gültigkeit für alle beteiligten Krankenkassen.
  • Eine gemeinsame Kursdatenbank, auf die alle beteiligten Krankenkassen zugreifen können, erhöht die Transparenz.
  • Einheitliche Prüfergebnisse, die von allen beteiligten Krankenkassen grundsätzlich anerkannt werden.

Zusammenfassung

Für Sie als Anbieter sinkt der Aufwand: Es gibt nur noch eine Prüfung für alle beteiligten Kassen. So wissen Sie sofort, ob Ihr Kurs bezuschusst wird. Mehrfachprüfungen für den Fall, dass Versicherte unterschiedlicher Kassen Ihre Präventionsangebote nutzen, gehören damit der Vergangenheit an. Zudem kann die Reichweite Ihres zertifizierten Angebots steigen, da die Datenbank den Versicherten aller kooperierenden Krankenkassen zur Verfügung steht. Ziel ist ein bundesweit einheitlicher Qualitätsstandard für das Kursangebot. Selbstverständlich bleibt die Zertifizierung für Sie auch in Zukunft kostenfrei.